Datenschutz - Evangelischer Kirchenkreis Jülich

Datenschutzerklärung des Ev. Kirchenkreises Jülich – Informationspflichten gem. § 17 DSG-EKD

Hinweise zum Datenschutz

Die Sicherheit Ihrer uns anvertrauten personenbezogenen Daten (im Folgenden Daten genannt) ist uns sehr wichtig. Gerne möchten wir Sie darüber informieren, wie wir datenschutzkonform Ihre Daten in unseren Einrichtungen verarbeiten. Unser integrer und vertraulicher Umgang mit Ihren Daten soll für Sie stets nachvollziehbar und transparent sein.

Für die Evangelische Kirche gilt nicht die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO), sondern ausschließlich Kirchenrecht (Art. 91 EU DS-GVO i.V.m. Art. 140 GG, Art. 137 Abs. 3 WRV, § 2 Abs. 1 DSG-EKD). In Folge dessen werden alle Daten nach den Vorgaben des Gesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) verarbeitet. Das DSG-EKD baut auf den Vorgaben der EU DS-GVO auf und ist am 24.05.2018 in Kraft getreten.

Der Kirchenkreis Jülich und die angeschlossenen Kirchengemeinden sind Körperschaften des öffentlichen Rechts.

1. Informationspflicht bei der Erhebung personenbezogener Daten

Das DSG-EKD verpflichtet jeden, der Daten verarbeitet, den Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten auf Verlangen gemäß den Vorgaben des § 17 DSG-EKD zu informieren. Da der Ev. Kirchenkreis Jülich alle Daten selbst erhebt, kommt eine darüber hinausgehende Informationspflicht nach § 18 DSG-EKD in Bezug auf eine Datenerhebung mittels Dritter für uns nicht in Betracht.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Hinweise, gleich welcher Art, durch die man irgendeinen Rückschluss auf eine bestimmte natürliche Person erlangen kann. Hierzu gehören z.B. IP-Adressen, Telefonnummern, Adressdaten und Ihre IBAN. Das Gesetz drückt es noch komplexer und vielschichtiger in § 4 Nr. 1 DSG-EKD aus. Danach sind „‚personenbezogene Daten‘ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; identifizierbar ist eine natürliche Person, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“.

3. Tätigkeitsbereiche, Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, § 17 Abs. 1 Nr. 3 DSG-EKD

Alle personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, dienen ausschließlich dem Zweck der Erfüllung unserer kirchlichen Aufgaben. Jeder berechtigte Mitarbeitende darf stets nur die Daten verwenden, die er für die Ausübung seiner Tätigkeit benötigt.

Unser Ev. Kirchenkreis verarbeitet zu verschiedenen konkreten Zwecken und auf Basis verschiedener Rechtsgrundlagen Ihre Daten:

a. Verarbeitung von Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten

Ihre Daten werden vom Kirchenkreis zum Zweck der Erfüllung von Rechtsgeschäften verarbeitet; hierzu gehören Vertragsabschlüsse und Vertragsanbahnungen. Rechtsgrundlage dafür ist § 6 Nr. 5 DSG-EKD. Ohne die Verarbeitung der dazu nötigen Daten ist ein Vertragsabschluss und dessen Erfüllung durch vertragliche Leistungen letztlich nicht möglich.

b. Verarbeitung von Daten im Verwaltungsamt des Kirchenkreises Jülich

Das Evangelische Verwaltungsamt erledigt die Verwaltungsgeschäfte für die evangelischen Körperschaften mit ihren Werken, Referaten und Einrichtungen und Vereinen im Kirchenkreis Jülich. Hier laufen alle Verwaltungstätigkeiten des Kirchenkreises zusammen, vom Haus- und Postdienst über die allgemeine Verwaltung bis hin zu allen zentralen Diensten des Kirchenkreises (z. B. Archiv, Ausbildung der Verwaltungsangestellten, Superintendentur, Jugendreferat, Schulreferat, Erwachsenenbildung, Haushalt, Finanzen und Wohnungswirtschaft, Personal, Meldewesen und kirchliche Aufsicht).

Zweck der Verarbeitung der Daten ist eine fachgerechte, gesetzesorientierte Verwaltungsarbeit. Jeder Fachbereich darf nur die personenbezogenen Daten verarbeiten, die er für die ordnungsgemäße Ausübung seiner Tätigkeiten benötigt.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ergibt sich aus Rechtsvorschriften i.S.d. § 6 Nr. 1 DSG-EKD, aus der Erfüllung der Aufgaben des Kirchenkreises und der Ausübung kirchlicher Aufsicht gem. § 6 Nr. 3 DSG-EKD, sowie aus Vertragsrecht und der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen die Kirchenverwaltung unterliegt, § 6 Nr. 5 und 6 DSG-EKD. Detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung in den einzelnen Fachabteilungen sind im Folgenden unter der jeweiligen Fachabteilung aufgeführt.

c. Verarbeitung von Daten im Personalwesen

Die Personalabteilung des Kirchenkreises Jülich verarbeitet personenbezogene Daten und nutzt Applikationen, die dem Datenschutz und der IT-Sicherheit unterliegen. Die im Personalwesen verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen ausschließlich den gesetzlichen Vorgaben zur Führung eines ordnungsgemäßen Personalmanagements.

Verarbeitet werden Personalstammdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, Kontodaten von Mitarbeitenden, Unterlagen von Bewerbern und Bewerberinnen, Daten zur Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung und Krankmeldungen. Die Speicherung von Personalunterlagen erfolgt digital und in Akten. Des Weiteren gibt es ein zutrittsgesichertes Archiv für Personaldaten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ergibt sich aus § 6 Nr. 1, Nr. 5 und Nr. 6 i.V.m. § 49 DSG-EKD.

d. Verarbeitung von Daten im kirchlichen Meldewesen

Das kirchliche Meldewesen ist eine zentrale Datenbank zur Erfassung von ev. Christen und deren Angehörigen. Es dokumentiert Kirchen-Ein- und Austritte, Veränderungen, Taufdaten, Konfirmationen, Hochzeitsdaten und letztlich auch den Sterbefall. Dabei handelt es sich um besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, hier insbesondere in Bezug auf die Religionsausübung.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ergibt sich aus § 42 BMG i.V.m. der Verordnung zum Kirchengesetz über die Kirchenmitgliedschaft, der Verordnung über den automatisierten zwischenkirchlichen Datenaustausch und § 6 Nr. 1 DSG-EKD.

e. Verarbeitung von Daten im Bereich Haushalt, Finanzen und Wohnungswirtschaft

In der Finanzabteilung des Verwaltungsamtes Jülich werden für alle Körperschaften und Einrichtungen Zahlungs- und Buchungsvorgänge verarbeitet, Haushaltsplanungen vorgenommen, Jahresabschlüsse erzeugt und Bilanzen erstellt. Zu den Aufgaben der Finanzabteilung zählt auch die Arbeit der Kirchensteuerverteilungsstelle, d.h. Verwaltung und Verteilung der Kirchensteuern. Außerdem werden Abrechnungsvorgänge und Verwendungsnachweise gegenüber Zuschussgebern erstellt; dazu zählen insbesondere die Abrechnungen nach KiBiz für die Kindertageseinrichtungen. Die vollständige Verwaltung der Wohnungen des Kirchenkreises Jülich durch die Wohnungsverwaltung gehört ebenfalls zu den Aufgaben der Finanzabteilung.

In der Finanzabteilung werden Daten ausschließlich zu den gerade aufgezählten Zwecken verarbeitet. Diese Verarbeitung dient der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für eine ordnungsgemäße kaufmännische Buchführung. Als Rechtsgrundlage dient hier § 6 Nr. 1, Nr. 5 und Nr. 6 DSG-EKD.

Zweck der Verarbeitung von Daten im Bereich der Wohnungsverwaltung ist die Verwaltung der Wohnungen des Kirchenkreises. Personenbezogene Daten werden im Rahmen von Mietverhältnissen, Nebenkostenabrechnungen, Instandhaltungsarbeiten und Vertragsabschlüssen verarbeitet. Die hierfür benötigten personenbezogenen Daten stehen neben den Mitarbeitern aus dem Bereich der Wohnungsverwaltung auch weiteren zugriffsberechtigten Personen, z. B. in der Finanzabteilung, zur Verfügung.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ergibt sich aus § 6 Nr. 5 DSG-EKD, dem Abschluss von Miet- und Pachtverträgen und den damit verbundenen vertraglichen Folgekosten. Verarbeitet werden in der Regel Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten, Personaldaten, Finanzdaten und Nebenabrechnungsdaten.

Verarbeitung von Daten im IT-Bereich

Der EDV-Bereich ist für die Verfügbarkeit und Einrichtung aller IT-basierten Dienste im Kirchenkreis zuständig. Er betreibt alle zentralen Applikationen im Rechenzentrum des Kirchenkreises. Ferner richtet er alle PC-Arbeitsplätze ein und stellt hierfür den Service (Hardware, Software, LAN und WAN). Der EDV-Bereich (IT) verarbeitet und speichert nahezu alle personenbezogenen Daten im Rahmen seines Tätigkeitsbereichs. Die Zweckbestimmung ergibt sich daraus, dass ohne EDV-Unterstützung eine ordnungsgemäße Verwaltung nicht mehr gewährleistet werden kann. Dabei werden alle gesetzlichen Vorschriften, insbesondere die des Datenschutzes, eingehalten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung leitet sich aus den Rechten zur Verarbeitung der Daten der Fachabteilungen ab, für die die EDV-Abteilung als interner Dienstleister tätig ist (§ 6 Nr. 1 bis 8 DSG-EKD).

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten gem. § 17 Abs. 1 Nr. 4 DSG-EKD
Empfänger der Daten ist der Ev. Kirchenkreis Jülich. Eine Weitergabe oder Offenlegung der Daten erfolgt nur im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen bzw. Ermächtigungen. Der EDV-Bereich ist für die Sicherheit der LAN- und WAN-Infrastruktur verantwortlich. Er stellt sicher, dass Daten verschlüsselt übertragen werden und der Zugang zum Internet durch eine professionelle Firewall abgesichert ist. Er ist für die Viren- und Spamabwehr verantwortlich. Die Einrichtung von Gruppen- und Benutzerrechten setzt er nach Vorgaben der Fachabteilungen um. 90 % aller personenbezogenen Daten werden auf den IT-Systemen verarbeitet. Die Verfügbarkeit der Daten ist dabei eine weitere Kernaufgabe. Über ein Datensicherungskonzept und ein Löschkonzept werden wichtige Aufgaben in der Verwirklichung des Datenschutzes umgesetzt. Die Vorgaben zur IT-Sicherheit gem. § 27 DSG-EKD werden durch technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt.

f. Verarbeitung von Daten im Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Die Öffentlichkeits- und Pressearbeit im Evangelischen Kirchenkreis informiert die Öffentlichkeit und im Besonderen die Medien über kirchliche Themen, Veranstaltungen und Menschen. Das Öffentlichkeitsreferat vermittelt auch Gesprächspartner zu den unterschiedlichen kirchlichen Arbeitsfeldern und ist selbst Ansprechpartner für die Medien. Das Öffentlichkeitsreferat begleitet haupt- und ehrenamtlich Tätige bei ihrem vielfältigen Engagement für den Kirchenkreis, in den Gemeinden oder bei der Diakonie. Das Referat ist ebenso tätig, wenn es darum geht, im Vorfeld Informationen über Veranstaltungen zu gestalten und zu verbreiten oder die Gemeinden bei ihrer Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Artikeln, Fotos und Videos zum Zweck der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im kirchlichen Interesse ergibt sich aus Art. 5 GG (Pressefreiheit) i.V.m. § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Bei Berichten oder Portraits, die sich auf eine bestimmte Person beziehen, ist eine Einwilligung des Betroffenen erforderlich.

Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten in Schaukästen oder kirchlichen Zeitschriften ist nur mit der Einwilligung des Betroffenen zulässig, bis eine Rechtsvorschrift der Landeskirche diese konkret regelt. Auch die Veröffentlichung von Fotos mit personenbezogenen Daten im Rahmen der KiTa- oder Jugendarbeit ist nur mit der Einwilligung der Betroffenen zulässig.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten gem. § 17 Abs. 1 Nr. 4 DSG-EKD
Die Empfänger der Daten sind Redaktionen regionaler und überregionaler Medien. Die Konsumenten lassen sich in diesem Bereich nicht konkret benennen. Je nach Medium können dies z.B. die Besucher einer Internetseite, die Leser oder Hörer eines Beitrags oder die Besucher einer Veranstaltung sein.

g. Verarbeitung von Daten in der Erwachsenenbildung

Jede Lebensphase hat ihre unterschiedlichen Herausforderungen, Menschen haben deshalb verschiedene Interessen und Bedürfnisse. Das Erwachsenenbildungsreferat macht eigene Angebote, bewirbt und vermittelt Veranstaltungen in den Kirchengemeinden, deren gemeinsames Ziel es ist, den Horizont zu erweitern.

Die Erwachsenenbildung stellt gemeinsam mit Gemeinden, Dienststellen und Institutionen ein reichhaltiges Programm zur Weiterbildung zusammen. Die Bildungs- und Begegnungs-, Informations- und Weiterbildungsangebote reichen von Alltagssorgen über Fragen nach Entwicklungstrends in der Gesellschaft bis hin zu theologischen, philosophischen, politischen und kulturellen Fragestellungen und Themen. Die Erwachsenenbildung arbeitet dabei mit ehrenamtlichen und professionellen Referenten zusammen.

Die in der Erwachsenenbildung verarbeiteten Daten dienen ausschließlich der Erfassung der Teilnehmer an Bildungsveranstaltungen, d.h. dazu, diese über neue Projekte im Rahmen der Erwachsenenbildung zu informieren und dazu einzuladen, sowie der Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Bei einzelnen Maßnahmen werden auch Teilnahmebescheinigungen ausgestellt.

Die Rechtsgrundlage ergibt sich bei Veranstaltungen mit Kursgebühren aus dem Teilnehmer-Vertrag i.V.m. § 6 Nr. 5 DSG-EKD. Bei Veranstaltungen ohne Kursgebühren erfolgt die Verarbeitung der Daten nach § 6 Nr. 2 DSG-EKD i.V.m. einer Einwilligungserklärung des Teilnehmenden gem. § 11 DSG-EKD.

h. Verarbeitung von Daten im Schulreferat und im Rahmen der Bezirksbeauftragten-Tätigkeit

Das Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland und die Verfassung des Landes Nordrhein-Westfalen sichern den Religionsunterricht als ordentliches Lehrfach an allen Schulen. Gleichzeitig verpflichtet sich die evangelische Kirche gegenüber dem Staat unter anderem zur religionspädagogischen Aus- und Fortbildung sowie zur Begleitung der Religionslehrer/-innen. Auf der Schnittstelle zwischen Kirche und Schule nimmt das Schulreferat vor allem folgende Aufgaben kirchlicher Bildungsverantwortung wahr:

Kontakte zu den Schulen und Schulaufsichtsbehörden zur Sicherstellung und Qualifizierung des evangelischen Religionsunterrichts
Fort- und Weiterbildung der Lehrkräfte an allgemeinbildenden Schulen, die evangelischen Religionsunterricht erteilen
Beratung und Fortbildung von ehren- und hauptamtlich Mitarbeitenden in religionspädagogischen Arbeitsfeldern in den Kirchenkreisen und Kirchengemeinden
Beratung und Begleitung von Lehrern und Lehrerinnen in vertraulichen Gesprächen. Supervision oder ähnliche kirchliche Angebote können vermittelt werden.

Die im Schulreferat erhobenen, verarbeiteten und genutzten personenbezogenen Daten dienen ausschließlich der Erfüllung der gerade beschriebenen Aufgaben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist § 6 Nr. 1 DSG-EKD. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn eine Rechtsvorschrift diese erlaubt oder anordnet. Die betreffenden Rechtsvorschriften sind in diesem Fall die §§ 5 und 31 Schulgesetz NRW, Artikel 7 des Vertrages zwischen der Evangelischen Kirche im Rheinland, der Evangelischen Kirche von Westfalen, der Lippischen Landeskirche und dem Land Nordrhein-Westfalen vom 29. März 1984 sowie die §§ 1, 5 und 7 der Vereinbarung über die Lehrerfort- und -weiterbildung vom 22. Januar 1985 zwischen dem Land Nordrhein-Westfalen und der Evangelischen Kirche im Rheinland, der Evangelischen Kirche von Westfalen und der Lippischen Landeskirche.

i. Verarbeitung von Daten im Jugendreferat

Evangelische Kinder- und Jugendarbeit bietet Kindern und Jugendlichen Lebensräume an, die ein Begegnen, Erleben, Gestalten und Lernen ermöglichen. Sie hilft ihnen, sich zu sozial kompetenten Persönlichkeiten zu entwickeln, die für sich selbst und für die Gesellschaft neue Horizonte auf christlichem Hintergrund gewinnen. Das Jugendreferat engagiert sich auf vielfältige Weise und auf verschiedenen Ebenen für die Belange der kirchlichen Kinder- und Jugendarbeit. Schwerpunkte der Tätigkeit im Jugendreferat sind:

Beratung von Kirchengemeinden in Fragen der Kinder- und Jugendarbeit
Konzeptionsentwicklung, Personalentwicklung, Qualitätsmanagement
Beratung zu Organisation, Planung, Finanzierung, Beantragung, Abrechnung und Durchführung von Fortbildungen, Freizeiten und Projekten
Unterstützung der Kirchengemeinden bei der Beschaffung öffentlicher, kirchlicher und sonstiger Mittel für die Jugendarbeit
Fachliche Begleitung der Mitarbeitenden in sozialpädagogischen und gemeindepädagogischen Fragestellungen
Fachaufsicht
Interessenvertretung der Träger gegenüber den Kommunen, dem Landschaftsverband etc.
Projektbegleitung und Organisationsberatung

Die in diesem Bereich verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen ausschließlich dem Zweck der Ausübung der gerade aufgezählten Tätigkeiten des Jugendreferats. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist § 6 Nr. 1, Nr. 3 und Nr. 4 DSG-EKD. Die Verarbeitung von Daten im Rahmen der direkten Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, z.B. bei Treffs und Freizeiten, erfolgt auf der Rechtsgrundlage einer Einwilligung gem. § 6 Nr. 2 i.V.m. § 11 DSG-EKD.

j. Verarbeitung von Daten im Rahmen von Spenden

Viele Mitglieder des Kirchenkreises und weitere, der evangelischen Gemeinde verbundene Menschen machen durch ihre Spenden Projekte möglich, die sonst vielleicht nicht zustande gekommen wären. Es bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, die Arbeit unseres Evangelischen Kirchenkreises zu unterstützen, sei es durch das Spenden von Zeit oder von Geld.

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen von finanziellen Spenden ist deren reibungslose Abwicklung und auf Wunsch auch die Ausstellung einer Spendenquittung. Diese Datenverarbeitung liegt im berechtigten Interesse des Ev. Kirchenkreises Jülich und ist zudem für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im kirchlichen und öffentlichen Interesse liegt, erforderlich. Damit ist sie gem. § 6 Nr. 4 DSG-EKD i.V.m. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e) EU DS-GVO rechtmäßig.

k. Verarbeitung von Daten in speziellen Bereichen der Seelsorge und der kirchlichen Notfallseelsorge

Hierzu gehören die Notfall-, Telefon-, Krankenhaus-, die Altenheimseelsorge, die Gefängnisseelsorge und die Schul-Seelsorge.

Notfallseelsorge ist die psychosoziale und seelsorgerische Betreuung von Menschen in besonderen Krisensituationen im Auftrag der christlichen Kirchen. Sie ist Teil der organisierten psychosozialen Notfallversorgung (PSNV). Sie ist darauf ausgerichtet, Opfer, Angehörige, Beteiligte und Helfer von Notfällen (Unfall, Großschadenslagen usw.) in der akuten Krisensituation zu beraten und zu stützen. Auch unterstützt sie und bietet Hilfe nach häuslichen traumatischen Ereignissen, wie nach erfolgloser Reanimation, plötzlichem Kindstod und Suizid. Die Begleitung der Polizei bei der Überbringung von Todesnachrichten gehört ebenfalls zum Einsatzspektrum der Notfallseelsorge. Anders als etwa die Telefonseelsorger gehen die Notfallseelsorger direkt zum Ort des Geschehens. Die Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung von Daten ergibt sich aus § 6 Nr. 7 DSG-EKD.

Die Krankenhausseelsorge betrifft die seelsorgerische Betreuung von kranken Menschen in Kliniken durch Pfarrerinnen und Pfarrer oder von ehrenamtlich Mitarbeitenden im Besuchsdienst. Die in der Klinikseelsorge verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen ausschließlich dem Zweck der seelsorgerischen Betreuung von Patienten. Die verarbeiteten Daten werden zu keinem anderen Zweck verwendet. Die Daten der Patienten werden über eine Einwilligungserklärung i.S.d. § 6 Nr. 2 i.V.m. § 11 DSG-EKD in den Kliniken erhoben und an die zuständigen Pfarrerinnen und Pfarrer weitergegeben. Die Verantwortlichkeit in Bezug auf den Datenschutz bei der Klinikseelsorge liegt bei den zuständigen Pfarrern und Pfarrerinnen der Kirchengemeinden. In Einzelfällen werden Gesundheitsdaten verarbeitet. In diesen Fällen ergibt sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der genannten Daten aus einer Einwilligungserklärung gem. § 13 Abs. 2 Nr. 1 i.V.m. § 11 DSG-EKD.

Die Altenheim-Seelsorge begleitet Menschen, deren Lebenssituation durch Alter, Krankheit und Pflegebedürftigkeit geprägt ist. Sie hat den Auftrag, insbesondere den Menschen seelsorgliche Unterstützung und Orientierung anzubieten, die in Altenheimen leben. Sie widerspricht der gesellschaftlichen Ausgrenzung alter, pflegebedürftiger und sterbender Menschen. In der Altenheimseelsorge engagieren sich speziell in die Heime entsandte Pfarrerinnen und Pfarrer, Gemeindepfarrer und -pfarrerinnen, ehrenamtlich Mitarbeitende sowie hauptamtliche Mitarbeitende in den entsprechenden Einrichtungen. In Einzelfällen werden Gesundheitsdaten verarbeitet. In diesen Fällen ergibt sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der genannten Daten aus einer Einwilligungserklärung gem. § 13 Abs. 2 Nr. 1 i.V.m. § 11 DSG-EKD. Ansonsten basiert die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD i.V.m. einer Einwilligungserklärung der Betroffenen nach § 11 DSG-EKD.

Die Gefängnisseelsorge bietet Menschen in Justizvollzugsanstalten ein Angebot, das gerne wahrgenommen wird. Die Themen sind in dem speziellen Umfeld oft andere als sonst: Umgang mit Schuld, Verlust von Angehörigen durch Kontaktabbruch, Einsamkeit. Pfarrer in Justizvollzugsanstalten werden zu engen Vertrauten, denn sie bindet die Schweigepflicht, auch gegenüber der Anstaltsleitung. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Gefängnisseelsorge basiert auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD i.V.m. einer Einwilligungserklärung der Betroffenen nach § 11 DSG-EKD. In Einzelfällen könnten Gesundheitsdaten verarbeitet werden. In diesen Fällen ergibt sich die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der genannten Daten aus § 13 Abs. 2 Nr. 1 i.V.m. § 11 DSG-EKD.

Im Rahmen der Schulseelsorge stehen Schulpfarrer und -pfarrerinnen an den Berufskollegs und in den Schulen des Kirchenkreises zum seelsorgerlichen Gespräch zur Verfügung. Grundsätzlich werden in diesem Bereich keine personenbezogenen Daten erfasst. In Einzelfällen kann es nötig werden, Kommunikationsdaten zur Terminabsprache zu verarbeiten. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt dann nach § 6 Nr. 2 DSG-EKD i.V.m. einer Einwilligungserklärung des Betroffenen gem. § 11 DSG-EKD.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten gem. § 17 Abs. 1 Nr. 4 DSG-EKD
Eine Offenlegung von Daten erfolgt in sämtlichen genannten Tätigkeitsbereichen nicht. Im seelsorgerischen Bereich ist sie rechtlich verboten. Seelsorgerische Daten unterliegen dem Beicht- und Seelsorgegeheimnis und der gesetzlichen Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht gem. § 3 DSG-EKD. Die besonderen Bestimmungen über den Schutz des Beicht- und Seelsorgegeheimnisses gem. § 30 PfDG bleiben hiervon unberührt.

Informationen zum Widerruf einer Einwilligung (§ 11 Abs. 3 DSG-EKD)
Wurde in einem der soeben genannten Fälle dem Ev. Kirchenkreis Jülich eine Einwilligungserklärung gem. § 6 Nr. 2 bzw. § 13 Abs. 2 Nr. 1 i.V.m. § 11 DSG-EKD erteilt, so kann sie jederzeit vom Betroffenen widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

4. Informationen gem. § 17 Abs. 2 DSG-EKD, um eine faire und transparente Datenverarbeitung zu gewährleisten

a. Löschung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung hängt von gesetzlichen Vorgaben und dem Zweck der Datenspeicherung ab. Ist der Zweck der Datenverarbeitung nicht mehr gegeben, werden die Daten gelöscht (z. B. bei Beendigung der Geschäftsbeziehung, bei Ablauf von Aufbewahrungsfristen). Grundsätzlich besteht ein Recht des Betroffenen auf Löschung personenbezogener Daten gem. § 21 DSG-EKD, wenn:

ihre Speicherung unzulässig ist oder
ihre Kenntnis für die verantwortliche Stelle zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben nicht mehr erforderlich ist;
die betroffene Person ihre Einwilligung bezüglich der Verarbeitung ihrer Daten widerruft und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
die betroffene Person gemäß § 25 DSG-EKD Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen;
die Löschung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen der verantwortlichen Stelle notwendig ist;
die Löschung personenbezogener Daten verlangt wird, die bei elektronischen Angeboten, die Minderjährigen direkt gemacht worden sind, erhoben wurden.

Die Löschfristen sind verbindlich und werden eingehalten. Etwas anderes gilt nur, wenn ein Rechtsgrund einer Löschung der Daten entgegensteht (§ 21 Abs. 3 DSG-EKD).

b. Rechte des Betroffenen

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat das Recht auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch gegen die Verarbeitung.

Jede betroffene Person hat außerdem das Recht auf Auskunft. Sie erhalten auf Wunsch gem. § 19 DSG-EKD Auskunft darüber, welche Daten über Sie von uns gespeichert werden. Ein Auskunftsersuchen ist mit einer eindeutigen Identifizierung des Auskunftsbegehrenden zu verbinden. Sie erhalten dann von uns eine Mitteilung über den Verarbeitungszweck, über die Datenkategorien, die von Ihnen bei uns verarbeitet werden sowie darüber, wem gegenüber ggf. Daten offengelegt werden, wann Ihre Daten von uns gelöscht werden sowie einen Hinweis auf Ihre soeben aufgezählten Rechte.

c. Beschwerderecht

Jede betroffene Person, von der wir Daten verarbeiten, hat zudem ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz der EKD:

Michael Jacob
Böttcherstr. 7
30419 Hannover
Tel.: 0511 76 81 28-0
Fax: 0511 76 81 28-20
E-Mail: michael.jacob@datenschutz.ekd.de

5. Datenschutz bei Stellenausschreibungen und im Bewerbungsverfahren

Der Ev. Kirchenkreis Jülich verarbeitet personenbezogene Daten von Bewerbern und Bewerberinnen, die diese in Bewerbungen auf offene Stellen angeben. Der Zweck einer Bewerbung ist das Anstreben eines Beschäftigungsverhältnisses mit dem Ev. Kirchenkreis Jülich. Der Rechtsgrund für die damit verbundene Verarbeitung der Bewerberdaten ergibt sich aus § 49 Abs. 1 DSG-EKD. Ihre personenbezogenen Daten werden dabei vertraulich behandelt und ausschließlich zum Zweck der Bewerbungsabwicklung verarbeitet, d.h. zur Personalanwerbung, zur Rekrutierung und zur Erstellung eines Arbeitsvertrages sowie zur Unterstützung der internen Stellenvergaben.

Es ist zur Abwicklung des Bewerbungsprozesses unabdingbar, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Personalbereichs, des jeweiligen Fachbereichs und von ggf. zuständigen Gremien, wie z.B. dem Betriebsrat oder der Schwerbehindertenvertretung, Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Wenn Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilen, werden Ihre personenbezogenen Daten über die Bewerbung auf eine konkrete Stelle oder einen konkreten Einstellungstermin hinaus verarbeitet, um Sie bei anderen auf Ihr Profil passenden Stellen zu kontaktieren.

Es gelten die allgemeinen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich solange, wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist und darüber hinaus nur, soweit ein anderer Rechtsgrund für die weitergehende Speicherung besteht. Ein solcher anderer Rechtsgrund kann insbesondere aus steuerrechtlichen und buchhalterischen Pflichten oder aus der Abwehr möglicher Rechtsansprüche, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), folgen.

Soweit Sie einer weiteren Datenverarbeitung für andere auf Ihr Profil möglicherweise passenden Stellen nicht zugestimmt haben, löschen wir Ihre Daten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Falls Sie in die Berücksichtigung für weitere Stellen eingewilligt oder sich ohne zeitliche Einschränkung initiativ beworben haben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von maximal drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem Sie Ihre Einwilligung uns gegenüber erklärt oder Ihre Bewerbung initiativ eingereicht haben. Im Fall einer erfolgreichen Bewerbung übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte.

6. Verantwortliche Stelle (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 DSG-EKD)

Ev. Kirchenkreis Jülich
Am Evangelischen Friedhof 1
52428 Jülich
Tel: 0 24 61 / 97 48-0
Fax: 0 24 61 / 97 48-99
E-Mail: superintendentur.juelich@ekir.de
juelich.ekir.de

Der Evangelische Kirchenkreis Jülich ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Er wird vertreten durch den Superintendenten Pfarrer Jens Sannig.

7. Unser externer örtlicher Beauftragter für den Datenschutz (§ 17 Abs. 1 Nr. 2 DSG-EKD)

Herr Johannes Mönter
Curacon GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Am Mittelhafen 14
48155 Münster
Tel.: 02 51 / 9 22 08 – 247
Fax: 02 51 / 9 22 08 – 260
E-Mail: Johannes.Moenter@curacon.de

8. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten

a. Verarbeitung Ihrer Daten in unseren Web-Systemen

Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung unserer Webseite ist die Zurverfügungstellung von Informationen in Bezug auf unsere Außendarstellung und unsere Tätigkeiten. Im Zusammenhang mit der Webseite juelich.ekir.de verarbeiten wir Ihre Daten nur, soweit dies für die Nutzung der Webseite und die Abwicklung von Anfragen oder sonstigen Anliegen erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich aus § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen möchten, nutzen Sie bitte die auf der Webseite zu den jeweiligen Themen angegebenen Kontaktdaten. Sie wird zu keinem anderen Zweck verwendet. Selbstverständlich informieren wir Sie auch gerne über die Verwendung Ihrer uns überlassenen persönlichen Daten. Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nicht für eine weitere Kontaktaufnahme verwenden und sie löschen. Sofern innerhalb des Internetangebotes die Möglichkeit zur Eingabe persönlicher oder geschäftlicher Daten (zum Beispiel im Rahmen einer Mitteilung) besteht, so erfolgt die Angabe dieser Daten seitens des Besuchers auf ausdrücklich freiwilliger Basis.

Protokollierung
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Die ständige Optimierung unserer Webseite liegt uns sehr am Herzen. Daher werden die genannten rechnerbezogenen Daten zum einen gespeichert, um Trends zu verzeichnen und Statistiken zu erstellen. Zum anderen dienen diese gespeicherten Daten auch Zwecken der Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche auf unseren Webserver. Daher werden protokollierte Daten im Falle eines unerlaubten Zugriffs ausgewertet. Die Auswertung erfolgt durch Mitarbeiter der IT des Ev. Kirchenkreises Jülich. Wir haben alle Mitarbeiter auf die Datenschutzvorschriften gem. § 26 DSG-EKD hingewiesen und auf ihre Einhaltung verpflichtet. Zur sicheren Einhaltung der Datenschutzvorschriften werden unsere Mitarbeiter regelmäßig von unserem Datenschutzbeauftragten geschult. Ebenso ist sichergestellt, dass die Vorschriften über den Datenschutz auch von beteiligten externen Dienstleistern beachtet werden.

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b. Maßnahmen zur Sicherheit Ihrer Daten durch unsere IT

Der Ev. Kirchenkreis Jülich hat zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen i.S.d. § 27 DSG-EKD umgesetzt, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Um Ihre Daten so sicher wie möglich aufzubewahren, nutzen wir, wo es irgend möglich ist, Verschlüsselungstechnologien. So sind alle mobilen Endgeräte unserer Mitarbeitenden, wie Laptops, USB-Sticks, Smartphones und Tablets, verschlüsselt. Unsere IT führt alle zwei Jahre ein Datenschutz- und IT-Audit durch. Sich daraus ergebende Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Sicherheit werden kurzfristig umgesetzt.

Um alle Ihre Daten sicher zu verarbeiten, führen wir für jede Fachabteilung ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Hier werden Ihre Daten einer Risikoanalyse unterzogen und je nach Gefährdung in streng vertraulich, vertraulich oder intern eingestuft. Die Ergebnisse der Risikoeinstufung werden an die IT weitergegeben, damit diese die entsprechenden Sicherheitsanforderungen auch in den Datenbanksystemen und der Infrastruktur umsetzen kann. Neue Applikationen müssen, bevor sie genutzt werden können, einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterzogen werden. Erst wenn sichergestellt ist, dass die Applikation alle Datenschutzanforderungen erfüllt, wird diese vom Datenschutzbeauftragten für den Betrieb freigegeben.

Unser Ziel ist es, für Ihre Daten eine ständige Sicherheit nach Stand der Technik zu gewährleisten und alle Anforderungen des DSG-EKD vorbildlich zu erfüllen. Trotz aller dieser Maßnahmen kann eine absolute Sicherheit nicht gewährleistet werden. Dies gilt besonders für internetbasierte Datenübertragungen. Das Internet weist permanent Sicherheitslücken auf, sodass ein absoluter Schutz nicht garantiert werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch oder postalisch, an uns zu übermitteln.

9. Begriffsbestimmungen

Die Datenschutzerklärung des Ev. Kirchenkreises Jülich beruht auf den Begrifflichkeiten, die durch den Gesetzgeber beim Erlass des DSG-EKD verwendet wurden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Gemeindemitglieder und Partner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir zuletzt die verwendeten Begrifflichkeiten erläutern. Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:

Betroffene Person
Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden.

Verarbeitung
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von Daten.

Einschränkung der Verarbeitung
Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

Profiling
Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Pseudonymisierung
Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden können.

Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher
Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung, kirchliche Stelle i.S.d. § 2 Abs. 1 S. 1 DSG-EKD oder sonstige Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Auftragsverarbeiter
Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung, kirchliche oder sonstige Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Empfänger
Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung, kirchliche oder sonstige Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht.

Dritter
Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung, kirchliche oder sonstige Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Einwilligung
Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

Datenschutzerklärung für den YouTube-Kanal des Ev. Kirchenkreises Jülich

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß den Vorgaben des § 17 DSG-EKD über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch und bei der Interaktion mit dem von uns betriebenen YouTube-Kanal (www.youtube.com/channel/UCDeFuvaNWhDPm0ZuHYwAvfA). Verantwortliche Stelle ist der Ev. Kirchenkreis Jülich (Kontaktdaten siehe oben unter Punkt 6); unser externer örtlicher Beauftragter für den Datenschutz ist unter Punkt 7 genannt. Anbieter von YouTube in Deutschland ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Soweit Daten von uns und YouTube/Google Ireland gemeinsam verarbeitet werden, sind wir gemeinsam Verantwortliche i.S.d. Art. 26 DSGVO bzw. § 29 DSG-EKD.

Bei jedem Aufruf unseres YouTube-Kanals werden durch YouTube/Google personenbezogene Daten verarbeitet und Cookies gesetzt – unabhängig davon, ob Sie über ein Google-Konto verfügen oder eingeloggt sind. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch YouTube/Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google (policies.google.com/privacy) und in der Cookie-Richtlinie (policies.google.com/technologies/cookies). Personenbezogene Daten können dabei von Google auch in die USA und andere Drittländer übermittelt werden, in denen ein niedrigeres Datenschutzniveau als in der EU herrschen kann. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenverarbeitung durch YouTube/Google. Den Datenschutzbeauftragten von Google Ireland erreichen Sie über support.google.com/policies/contact/general_privacy_form.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit unserem YouTube-Kanal zu Zwecken der Kommunikation, z.B. wenn Sie einen Beitrag kommentieren oder uns über den Kanal kontaktieren. Rechtsgrundlage ist § 6 Nr. 4 i.V.m. Nr. 8 DSG-EKD (berechtigtes kirchliches Interesse an Kommunikation und Außendarstellung). Die von Ihnen aktiv mitgeteilten Daten löschen wir, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt; auf systemseitig von YouTube/Google gespeicherte Daten haben wir keinen Einfluss. Wenn Sie vermeiden möchten, dass YouTube/Google von Ihnen übermittelte Daten verarbeitet, nehmen Sie bitte auf anderem Weg Kontakt zu uns auf.

YouTube/Google stellt uns als Kanalbetreiber statistische Auswertungen („YouTube Analytics“) zur Verfügung (z.B. Reichweite, Interaktionen, demografische Daten). Insoweit besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit Google; Rechtsgrundlage auf unserer Seite ist § 6 Nr. 4 i.V.m. Nr. 8 DSG-EKD.

Ihre Rechte: Ihnen stehen die oben unter Punkt 4 genannten Rechte zu (Auskunft § 19, Berichtigung § 20, Löschung § 21, Einschränkung § 22, Datenübertragbarkeit § 24, Widerruf § 11 Abs. 3, Widerspruch § 25 DSG-EKD). Betrifft Ihr Anliegen die Verarbeitung durch Google Ireland, wenden Sie sich bitte direkt an Google Ireland. Mehr Informationen und Wahlmöglichkeiten zu personalisierter Werbung durch Google erhalten Sie unter safety.google/intl/de/privacy/ads-and-data/ sowie adssettings.google.com.

Beschwerderecht (§ 46 DSG-EKD): Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Der Beauftragte für den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland, Außenstelle Dortmund, Friedhof 4, 44135 Dortmund, Telefon: +49 (0)231 533827-0, Fax: +49 (0)231 533827-20, E-Mail: mitte-west@datenschutz.ekd.de, Internet: datenschutz.ekd.de. Für die Datenverarbeitung durch Google Ireland ist zudem die irische Data Protection Commission (21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, Irland, www.dataprotection.ie) zuständig.